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2020年上半年,全球許多企業受到COVID-19新冠肺炎疫情影響,採取讓員工居家辦公(Work from home)、遠距工作的模式,當時我有不少上班族朋友覺得這樣挺棒的,因為天高皇帝遠、老闆看不到,可以在家開著電視追劇或做自己想做的事,等需要線上會議和在LINE群組中被cue到再出聲就好。但也有些人覺得這樣居家辦公的模式模糊了上下班的時間界線,anytime, anywhere都會被交辦工作。

隨著網路和科技工具的發達,只要有電腦、手機、網路,任何地方都可以成為行動辦公室、人人都有機會成為遠距工作者。我會用「遠距」工作這個詞取代「在家」工作,是因為不少像我這樣的個人工作者,並不一定以居家作為工作地點,而是會選定自己喜歡的咖啡廳或其他地點(通常不限時、有插座和Wifi),帶著筆電去處理事情。這樣的工作模式看來很自由,但若沒有一定的自我要求和能力,這樣的自由可能淪為懶散、影響做事效率的源頭。

我剛成為遠距工作者的時候,有些朋友會以羨慕的口吻表示:「好好喔~在家工作可以每天睡到自然醒!做累了還可以想休息就休息~」「在家工作應該很輕鬆吧?不用面對很煩的主管和同事,也不需要開會。」對我而言,這些話中有少部分是正確的,像是「做累了想休息就休息」,但休息完還是要另外找時間把該完成的進度補上;「不用面對很煩的主管和同事」,嗯…是啦!我沒有主管和同事,但有時候業主和配合的團隊/廠商也是會讓人心很累…

所以我通常不會用「自由工作者」來介紹自己,而是常自我解嘲地說我是個「不自由的個人工作者」,因為,在企業裡上班,有明確的上下班時間、公司的制度和SOP,每天要做哪些事、每個月要達到哪些KPI…大多都被公司或主管定義好了,員工只需要照做就不會出啥亂子。但遠距工作,尤其是單打獨鬥的個人工作者,等同是一人公司,從談案子、提案、報價、執行、進度控管、驗收請款等事情都要自己處理,沒有正確的心態和一些基本的能力,不僅會很辛苦,還可能影響工作的產出和品質,嚴重的話會失去業主對你的信任,影響你日後”走跳江湖”的口碑。因此在成為在家/遠距工作者之前,我建議先評估一下自己是否具備下面4項特質與能力:

自律能力

在家工作要對抗的第一大誘惑就是「床」和「電視」,尤其是住套房或家中沒有獨立書房的朋友,眼睛往旁邊一瞥就是柔軟的床鋪、往另一面瞧過去是電視,沒有堅定的意志和自律能力,很容易工作到一半就難以抗拒它們的”呼喚”,從「我只是休息一下」變成「我怎麼睡/看了一個下午!?」

另外,少了上班打卡的壓力,在家工作往往容易晚睡晚起、難以維持正常作息。以我本身的例子來說,在家工作確實比較容易晚睡(因為有時白天的工作卡到接送小孩的時間,會被挪到晚上小孩睡著後再繼續),但幸好因為早上需要起來打理小孩,所以會逼迫自己維持6:50起床的習慣,有時在送小孩上學後會發懶睡一下回籠覺,但9點前一定會醒來、開電腦、上工。

即便是在家工作,我也盡量讓自己上午9點到下午5點半之間專注在處理公事上(當然,身為半職媽媽,中間還是要很有效率地利用空擋洗衣服、整理家務),如果當天的工作比較早完成,剩餘的時間才拿來做自己喜歡、想做的事(ex. 看影片、規劃下一次的旅行、做做手作…)。相反地,如果某天工作爆量、處理到很晚才休息,在不影響工作進度的狀況下,我偶爾也會放自己個小假、讓自己補眠半天或找間喜歡的咖啡廳坐著放空,畢竟人不能長期處於高壓之下,適度地”留白”反而能讓之後的工作效率更好唷!

專案管理能力

專案管理

有人可能會說,我做的工作跟”專案”又沒有關係,為何需要有專案管理能力?我認為,無論工作內容、屬性為何,一項工作,甚至你的人生、生活中待處理的問題或事件,都可以視為一個專案,而具備專案管理能力的人做起事來通常能更有效率、事半功倍。

「專案管理」的目的在於如何更有效地做事、獲得更有價值的成果,專案通常要管理的面向包含:需求、範圍、時間、流程、風險、成本、品質,個人工作者在接案前需要充分了解業主(客戶)的需求與期望,釐清委託工作的項目與範圍,對於時程目標(何時需要完成、交付)更是需要雙方充分溝通、協調、達成共識,而針對需求、範圍、預計執行的時間,進一步必須評估可能承擔的風險與負擔的成本,提出合理的報價。在成案、確認委託承作關係後,更必須規劃流程、定期檢視及調整,以確保專案可以如期如質完成。

上面這一連串的動作,其背後都需要相當程度的技能及經驗,在企業裡頭,或許還有其他同事、主管可以協助、支援,但身為在家工作的個人工作者,則是必須設法獨力完成。坊間有許多書或文章在談專案管理,也有蠻多專案管理的工具、報表可以使用,但個人認為可以查找到的資訊多半為理論,在專案管理領域,從實務中學習、累積經驗和know-how才是最快速且有效的。如果過去沒有專案管理相關經驗的人,可以先從小案子著手,將書本上的理論在工作執行過程中加以實踐,多經歷幾次就能越來越熟練囉!

溝通協調能力

溝通協調

不同於在同一個辦公室、長時間相處的同事,因為已經大致知道對方的性格、做事模式,在溝通上較無需花費太多時間和精力;在家工作因為較少有機會面對面接觸客戶或一起合作的夥伴,對彼此的了解有限,除了需要花較長的時間磨合外,如何透過email、LINE、視訊會議等方式有效溝通,更是一門學問。

個人的經驗是,因為遠距工作,所以更要勤於溝通,對客戶提出的要求有疑問,如果是沒有急迫性的,建議透過email提出、釐清;如果是緊急情況,可以用LINE或電話(以平時跟對方習慣用的聯繫方式為優先)即時討論、確認,但建議即便是在電話或LINE上取得了共識,最好還是發email把結論寫清楚,以茲佐證,對雙方都是一種保障。

責任心

責任心

無論是典型上班族或在家工作者,對於工作的責任心應該都是必備的基本條件,但我認為在家工作者更需要時時自我提醒,畢竟舒適的環境容易使人怠惰,少了老闆、主管或其他同事在旁叮嚀與提醒,自己可能會對自己過於寬容,覺得「少做一點、晚一點做沒關係」,但這樣的心態不僅會影響到工作的成果,更會在交付工作給你的人心中留下不好的印象。切記,走跳江湖最重視「承諾」與「信用」,我想,應該不太會有業主會把重要工作交付給缺乏責任感的人吧?

結語

在家/遠距工作雖然有「空間」上的自由,但在「心態」和「專業表現」上可不能太過自由,畢竟它還是一種「工作」型態,而且你的工作表現可能比在人數眾多的辦公環境中更容易被放大檢視,所以千萬要自律、對工作抱持高度責任,並且培養、提升自己的專案管理和溝通協調能力,才能以這樣的模式長久經營下去。

2 Comments

  1. 我也是在家工作,不過我的個性很自律,所以要學的課題有點不同,比較容易過度緊繃,給自己太大壓力,然後在某個時間點爆炸XD怎麼取得平衡還在學習中

    raven
    1. 我有時候案子卡在一塊的時候也會很焦慮緊張,適度的休息,或是出去走走、呼吸一下新鮮空氣,轉換心情後再回來繼續工作,或許情緒和效率都會變得比較好唷~ 小小的經驗分享啦^^

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