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不只工作,我們在日常生活中需要用到企劃力的機會,比你想像來得多。市面上有許多教人如何學企劃、寫企劃書、提案的書,書本裡頭教得多半只是概念和方法,光看不練,是不可能成為好的企劃者,就像你不可能看了上百本的投資理財書籍,但從未實際做過投資,就能成為理財大師、投資達人,對吧?

企劃案或企劃書有基本的架構可以參考,但能否寫出有價值、具說服力的企劃內容,可就要看每個人自己的功力了!所幸,這樣的功力其實是可以慢慢培養的。我從小最討厭寫作文,想到要寫字就頭暈,因此高中選讀了理工組,大學四年則在農學院度過,從來沒想過有一天,我的工作會脫離不了企劃、文字、提案…。我初次接觸企劃工作是從文案企劃做起,還記得第一次參加公司會議,被顧問輕蔑地質疑「唸XX科系的會寫文案嗎?搞不好連會議紀錄都不會寫吧?」這句話激起了我的鬥志,從找一堆書來看、請教前輩及主管,到後來發現,原來在生活中就能不斷地練習企劃這件事,逐漸地培養出自己的企劃力。

企劃的目的?

plan to success

「企劃」這兩個字的定義眾說紛紜,有人說「所謂的企劃,就是自己一個人做不到,必須借助組織力量去執行的事。」,也有人說「企劃是對於想要實現目標所做的需求及方法規劃。」我個人認為,「企劃是用有策略、有系統的方式去解決問題,達成預期目標的方法。」簡單來說,企劃的目的就是為了「解決問題」。

工作上、生活中的問題層出不窮,這也是為何企劃力是每個人都應該培養的能力。企劃不見得要非常有創意或追求完美,重點在於要「合情合理」、「可被執行」,並且能「解決問題」、「達到預期效益(目標)」!

好的企劃該包含哪些內容?

proposal

記得我剛開始做業務企劃(Pre-sale)工作時,我的業務主管告訴我,業務的工作是設法說服客戶買單,而業務企劃的工作則是提供業務去說服客戶時所需的工具,例如:簡報、文件或企劃書。不同目的、性質的企劃書(ex. 提案企劃書、活動企劃書…),在網路上都蠻容易找到範本可以參考,但並不是按照範本中所列的章節、按部就班地撰寫就叫做好的企劃,這樣產出的企劃書,大多有形無神,很容易被看破手腳。

那麼,好的企劃應該怎麼開始?又該具備哪些內容呢?

Why:為何要做這份企劃?

做任何事情應該都有個源頭,也就是為何而做?我以前有個同事,每次老闆請他弄的文件或企劃書,做出來後總是被老闆打槍。後來我實在看不下去,仔細拜讀了他的企劃(我記得那份企劃是老闆的社團要辦晚宴活動,需要做份活動企劃),發現企劃書該有的元素,ex. 活動名稱、地點、時間、流程…是都有沒錯,但我問了他幾個問題,馬上就知道老闆暴怒的原因為何…

首先,舉辦這場晚宴活動的目的是什麼?是慶生、新舊任會長交接、慶祝某個事件?然後,參加的對象是誰?人數多少?年齡層?這些問題我那位同事完全答不上來,只跟我說:我也不知道、老闆就叫我去找間餐廳,說哪一天晚上要辦活動,我就照他的去做啊~

看到這裡,你是不是也覺得,我那同事被老闆打槍只是剛好而已?沒有收集完整的資訊,沒有弄清楚做這件事的原因、目的,即便企劃書的內容寫得多華麗、多豐富,終究不是這份企劃書的Target(目標對象,在上述的例子中,Target=老闆)要的。

通常企劃書第一個段落是「計畫緣起」或「背景說明」,就是要撰寫者一開始就先清楚知道/說明,寫這份企劃書的原因是什麼?可能是發現了某個現況問題,所以提出這份計畫來解決它;或是要滿足某項需求、達成某個目的(ex. 提升30%公司業績)而做的計畫,先弄清楚為何而做,往下思考及寫出的內容才不會偏離初衷。

What:企劃的內容

企劃的內容包含所有為了解決問題或達成目的而做的規劃,也可稱之為解決方案(Solution),除了被要求/規定一定要做的項目外,還要考量下面會提到的幾個重點項目,一併作為內容規劃的參考依據。

Where:地點、場所

這項企劃會在哪個地點實行?

Who:執行/參與的人員、目標對象

所有跟此企劃相關、需要考量到的”人”的因素,包含:要完成這份企劃的內容需要哪些人員參與?誰是主要負責人、誰是支援/協作的人員?角色分工為何?商品/方案的目標族群是誰?

When:時間、進度

預計什麼時間執行?為了完成整份企劃,過程中各項工作需完成的時間、進度為何?

How:方法

完成整份企劃需要使用到哪些方法?例如:研究、分析、構思、評估…等。

How much:預算、成本

執行企劃內容需要花費的金額,包含要支付給外部廠商/單位的「外部費用」,以及公司內部人力、資源投入的「內部成本」。

Effect:成效、預期效益

成效和緣起往往是相呼應的,一份企劃是否成功,在於它是否能解決最初的問題、達到預期的效益。企劃必須要能被執行才有價值,因此提出企劃的同時還要設定檢核的機制,確定該企劃是確實可被執行,且有達到預期目標。

通常預期效益可分為量化和質化兩大類型:量化指的是可以被拿來用數據衡量的,例如參加活動的人數、網站使用人次、業績…。質化效益則是針對原有的項目、現況,在實施企劃之後獲得哪些品質、口碑上的提升。

從生活中訓練你的企劃能力

write down your idea

本篇文章一開頭有提到,生活當中會運用到企劃能力的狀況比想像中多,因此要訓練自己的企劃力,最好的方式就是從日常生活遇到的情境開始,用上一段落介紹到的5W2H1E來思考、規劃事情。

舉例來說,假如今天你要安排一趟旅行,你會先思考哪些問題?

  • Why:為什麼要規劃這趟旅行?目的是什麼?紓壓、欣賞風景、購物、追星….?
  • What:整趟旅程要安排些什麼活動?
  • Where:要去哪個國家、地區?
  • Who:有哪些人要一起去?
  • When:什麼時候要去?
  • How:怎麼去?搭乘什麼交通工具?
  • How much:預算多少?
  • Effect:旅行回來後回想一下,有沒有達到原本設定的目標?(放鬆紓壓、看了哪些風景、買了多少東西….)

現在就試著找個主題/事件,寫下你的企劃案吧!

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