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大部分個人工作者,或是剛創業的小公司,一開始接的案子多半是來自熟人介紹,或是過去工作領域的延伸。以我個人為例,第一年的案源有90%來自於老東家和老同事的轉介。熟人生意的好處在於,彼此有一定程度的了解和默契,可以縮短溝通和磨合的時間,但也往往容易因為有交情、很多事項光憑口頭確認,而忽略了走「正常程序」。

如果你遇到的熟人是信守承諾、確定不會不付錢,那麼恭喜你!但千萬不要將這樣的習慣套用到所有案子、所有業主身上,萬一遇到不肖業主,身為小蝦米的個人工作者或小公司,很可能會被”欺負”,輕則執行過程中被凹、款項延後支付,嚴重的還可能被砍價或收不到錢(我身邊的朋友就有遇到這樣的狀況…)。那麼到底接案需要注意哪些事情、有哪些程序一定要做的呢?繼續往下看吧!

成案前的溝通與準備

1. 了解業主需求及要委託的工作範圍

通常在對方有案子想要發給你的時候,第一次接觸要先了解下面幾個重點:

  • 案子的類型、內容:弄清楚對方想委託你的是哪一類的案子?你接下案子後主要負責哪些工作?是否有其他需要配合的單位(ex. 業主公司內部人員或其他廠商)?針對委託工作的內容,最好可以請業主提供相關的資料,例如:需求項目清單,如果業主無法提供具體的文件,你自己就要設法問得越詳細越好,這樣才能評估是否可以承接,以及執行這個案子會需要花多少的人力、時間?
  • 客戶/專案的需求:案子預計完成的時間?預算?產出(ex. 文件、檔案、程式碼…)?
  • 驗收、請款條件:要完成到什麼程度才能提報驗收、請款?是分階段或是一次性請款?驗收文件的規範?
  • 付款條件:驗收完、送出發票或個人勞務報酬單後,業主多久會付款給你?這點相當重要,因為絕大部分公司並不會收到請款資料就馬上付款,一般會是收到後N個工作天,或是配合該公司統一支付廠商貨款的日期(ex. 每月10號…)。

2. 提供報價

根據業主需求和收集到的資訊/資料,若你評估過後覺得可以接案,接下來就是要提供報價。在文章一開始提到,有些人會因為接的是熟人生意,所以報價的部分可能是非正式的口頭或Line上談定,但我真的強烈建議,不管跟對方多熟,一定一定要出「報價單」(PDF檔),並且用email方式提供給對方。如果對方沒有收email的習慣,而是要你用LINE等通訊軟體提供給他,也請務必要截圖佐證,避免日後有爭議。

3. 確認報價及委託關係

提供報價單後、正式執行前務必先取得對方同意你的報價,確認報價最正式的方式是請對方印出你的報價單、簽名或蓋章後,拍照或掃描成檔案,以email方式回覆給你。如果是曾經配合過、信得過的業主,可以視情況請對方直接回覆你報價的那封email,以資佐證。同樣的,若是用LINE回覆也請記得截圖存檔。

如果是規模和金額比較大的案子,建議除了報價單簽回外,還要另外擬定正式合約,載明雙方權利義務,才更有保障。

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執行期的雙方責任義務

在報價確認、簽訂合約後,雙方的委託和承作關係就算正式成立,案子也開始進入執行期了!規模較大、或是有需要跟其他單位配合的專案通常會開啟動會議(Kick-off meeting),召集所有跟專案相關的人員,由專案經理說明工作範圍、分工、時程、驗收標準及其他注意事項,不過考量到大部分個人工作者接的案子規模較為單純,通常是自己獨力完成,因此我就不介紹的太複雜了。

執行期間要注意的重點是:

  • 過程中有不清楚的地方一定要提問,並且經過業主確認後再往下繼續做,切忌單憑自己的想像、解讀來處理。
  • 業主和接案工作者因為所處的立場、角度不同,大多數交付的成果(文件、設計圖…)都會有修改、調整的過程,這是很正常的,千萬不要因此就失去信心、覺得自己做的東西不好。
  • 也因為過程中一定會有修改,所以不要拖到deadline才交付,要預留調整的時間
  • 如果是有順序性的工作,要先請客戶確認上一個步驟後,再往下做下一個步驟。舉例來說,建置網站會需要先確認網站架構、要放哪些單元內容,接著進入前端網頁風格設計、後台程式開發…,如果在尚未確認架構和單元內容前,就先開始設計網頁、開後台欄位,最後極有可能需要不斷打掉重練。
  • 請客戶確認事情時也要留下憑據,如果是在會議上確認的項目,記得做成會議紀錄、以email方式寄給所有與會人員。如果不是透過會議、而是以電話跟客戶確認,在結束通話後最好也寫成email寄給對方留存。
  • 接案一定有風險,重點在於如何控制風險、將變數和傷害降至最低!如果過程中修改或調整的次數太多、幅度太大,必要時要向業主提出「需求變更」或「追加報價」。至於改幾次叫做太多?改多少叫做幅度太大?首先要看你的報價單或合約裡頭有沒有明確寫著包含幾次修改。 如果沒有,那就只能勤勞地跟業主溝通、溝通、再溝通,別讓業主覺得無限制的修改、甚至翻案是合理的!
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執行成果的交付及驗收

依照雙方議定範圍、時程完成工作,並且交付規定的文件、檔案後,就到了最重要的驗收、請款程序啦!通常較單純的案子,交付成果就等於驗收,但有些專案,業主會另外安排人員檢查外包工作者交付項目的完整度、正確性和品質,更嚴謹一些的甚至會召開驗收會議,但無論是哪一種方式,切記一切都需照合約和報價單中載明的方式進行,這也是為何我在文章中不斷強調,報價確認和簽約真的是不能pass的程序。

通常我會在交付驗收文件時就會一併附上請款資料,以沒有登記公司行號的個人工作者來說,請款時通常是填寫業主公司提供的個人勞務報酬單,並附上身分證正反面影本和銀行存摺影本(記得加註”限XXX公司請款用”字樣),在驗收完成後也要記得關心一下請款狀況,因為大部分的公司都有內部流程要跑,萬一你不聞不問,是不會有人主動幫你去追蹤目前跑到哪個流程、錢什麼時候會入帳的唷!

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結語

即便是個人接案,也要抱持著跟「公司對公司」進行業務往來相同的謹慎態度,該有的程序、文件不可少,承諾完成的時間、成果就要盡力做到,遇到問題和困難時要及時向業主提出,一起商討解決對策。尊重你的業主、重視你接下的工作,同時保存好能自我保護的佐證資料(ex. 報價單、合約、客戶回覆的email、訊息截圖…),相信你的接案人生可以走既長久又安心!

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